Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Uudenmaan vaihtolavapalveluiden EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tämä seloste on laadittu 25.4.2024
1. Rekisterinpitäjä
Uudenmaan vaihtolavapalvelut
Nuolitie 9, 01740 Vantaa
Y-tunnus: 1999928-0
2. Rekisteristä vastaava yhteishenkilö
Tuomo Skaffari
0400 997 657
3. Millaisia tietoja käsittelemme?
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot, www-sivujen osoitteet, IP-osoite, tunnukset ja profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista sekä niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Käyttötarkoitus määrittelee, millaista tietoa kerätään missäkin tilanteessa.
Tietoja ei tulla käyttämään automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
4. Henkilötietojen käsittely ja säilytys
Tietoja käsitellään muun muassa Uudenmaan vaihtolavapalveluiden liiketoiminnan ja sopimusvelvoitteiden toteuttamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen, asiakassuhteiden ylläpitoon sekä toimintaan liittyvään viestintään, markkinointiin ja tiedotukseen. Ilman henkilötietojesi käsittelyä, emme voi esimerkiksi olla yhteydessä sopimukseen liittyvissä asioissa, käsitellä luottohakemusta, lähettää tiedotteita tai laskuttaa tuotteita. Henkilötietojasi käsitellään aina asianmukaisesti sekä käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Henkilötietojasi säilytetään ja käytetään vain niin kauan, kun se palvelee käyttötarkoitusta. Tietojen säilytysaikoihin vaikuttavat erilaiset säädökset ja lait, ja ne asettavat erilaisia määräyksiä henkilötietoja sisältävän materiaalinen käyttöön ja säilytykseen.
Henkilötietojasi voidaan siirtää voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Suomen ulkopuolelle, mikäli palvelun tuottaminen tai muu tietojenkäsittelyperuste edellyttää sitä. Henkilötietojasi voidaan siirtää myös yhteistyökumppaneillemme, jos se palvelun tuottamisen kannalta on välttämätöntä. Huolehdimme myös näissä tilanteissa tietosuojasta asetusten ja säädösten mukaisesti ja varmistamme omalta osaltamme, että yhteiskumppanit, joille tietoja luovutetaan, noudattavat henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksia ja lakeja.
Henkilötietojasi käsittelevät Uudenmaan vaihtolavapalveluiden edustajat, jotka ovat sitoutuneet lainsäädännön mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn ja suojaukseen. Uudenmaan vaihtolavapalveluiden työntekijät pääsevät vain työn suorittamisen kannalta välttämättömiin henkilötietoihin.
5. Miten tiedot kerätään?
Suurimman osan käytettävissä olevista henkilötiedoista saamme suoraan asiakkailtamme, yhteistyökumppaneiltamme ja muilta sidosryhmiltämme. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista sekä muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietoja. Muita julkisia tietoja saamme hyödyntämälle jo olemassa olevaa asiakastietoa ja verkosta löytyvää kaikille avointa yritysdataa. Tietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta ja kaupparekisteristä.
6. Rekisterin suojausperiaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun asiakastietoja säilytetään Internet-palvelimella, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
7. Tarkistusoikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on Suomen lain säädännön ja GDPR:n mukaiset oikeudet tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”), mutta se saattaa vaikuttaa palveluidemme käyttöön.
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Jos haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot tai haluat vaatia oikaisua tietoihisi, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa vaatia pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, joka tarkoittaa pääsääntöisesti kuukauden sisällä. Pyrimme kuitenkin käsittelemään pyynnöt mahdollisimman nopeasti.
8. Tietosuojan vaarantumistilanteissa
Jos meille herää epäilys tai havaitsemme tietosuojan vaarantuneen, puutumme siihen välittömästi ja tutkimme asian. Kaikkia asianosaisia tullaan tiedottamaan asiasta, mikäli se on oleellista vahingon korjaamiseksi tai vahingon rajaamiseksi. Kaikista tietosuojaongelmista tehdään GDPR-tietosuoja-asetuksen vaatimat viranomaisilmoitukset.